Gestructureerd franchiseoverleg

Gestructureerd franchiseoverleg blijkt in de praktijk nogal eens van cruciaal belang voor een goede zakelijke relatie tussen franchisegever en franchisenemer. Als franchisegever kun je door middel van gestructureerd franchiseoverleg tijdig bij franchisenemers levende vragen signaleren en tijdrovende conflicten voorkomen. 

Bovendien draagt de kennisuitwisseling in het franchiseoverleg eraan bij dat beide partijen voortvarender kunnen inspelen op praktijk vraagstukken, vaak met efficiëntere tijdsbesteding in het franchisebedrijf en een beter bedrijfsresultaat tot gevolg.

In een schriftelijke franchise-overleg-structuur regel je onder meer de frequentie en onderwerpen van overleg. Hierin staan de afspraken tussen de franchisegever en de franchisenemer over de onderlinge communicatie.

Structuur door periodiek overleg

Franchising is een zakelijke samenwerkingsvorm tussen franchisegever en franchisenemer. Voor een optimale samenwerking is gestructureerd overleg en, zo mogelijk, uitwisseling van specifieke kennis een belangrijke bijdrage aan een wederzijds beter resultaat.

Als franchisegever heb je baat bij kennis over de ervaringen die de franchisenemers op doen in de praktijk. Variërend van onderwerpen als behaalde successen en praktische vragen over hoe een franchisenemer nog beter lokale marketing en sales kan toepassen en zijn tijd nog efficiënter kan besteden.

Een belangrijk extra voordeel van gestructureerd periodiek overleg is de wisselwerking. Door periodiek individueel en gezamenlijk overleg te organiseren met je franchisenemers kun je als franchisegever als klankbord fungeren en jouw kennis overdragen, en zo de franchisenemers helpen bij levende vragen over de franchise-exploitatie. Als franchiseorganisatie weet je continu wat er speelt binnen de bedrijven van je franchisenemers, waardoor je nog beter kunt inspelen op vraagstukken binnen de franchisevestigingen en vraagstukken voor de franchiseorganisatie als geheel.

In een goede overlegstructuur is vastgelegd wie communiceert met wie, waarover, op welke wijze en in welke frequentie. Hierdoor onstaat er duidelijkheid over de wederzijdse communicatie en blijft het overleg doelmatig, waardoor zowel de franchisegever als de franchisenemer weet wanneer en waarover ze met elkaar in gesprek gaan.

Franchiseoverleg in de praktijk

In mijn franchisepraktijk zie ik dat franchisegevers bij de start van de franchiseformule zich vaak wel voornemen blijvend gestructureerd overleg te voeren, maar zonder dit uit te werken en hierover afspraken te maken met de franchisenemers. Vooral bij succes en groei van het aantal vestigingen liggen de prioriteiten nog weleens ergens anders dan bij het houden van doorlopend overleg per franchisenemer.

In dit kader hebben verschillende succesvolle franchiseorganisaties en startende franchisegevers mij gevraagd om hun franchise-overleg-structuur te organiseren, en hiervoor een juridische basis te creëren in de franchiseovereenkomst. Dit al voorafgaand aan de fase dat een franchiseraad in het leven wordt geroepen. 

Van de franchisegevers krijg ik als terugkoppeling dat ze door een goede franchise-overleg-structuur continu goed kunnen sturen op de actualiteiten en dat hun franchisenemers content zijn met de aandacht en proactieve houding van hun franchisegever. Sommige franchisegevers vinden dit een dusdanig belangrijk onderdeel van hun franchiseorganisatie, dat ze mij vragen hen te ondersteunen voorafgaand en tijdens het franchise-overleg met hun franchisenemers.

Tegelijkertijd sta ik doorlopend franchisenemers bij van verschillende franchiseformules in uiteenlopende vraagstukken. Daarbij zie ik dat relatief weinig franchiseorganisaties een duidelijke franchise-overleg-structuur hanteren. Dit terwijl een franchise-overleg-structuur in veel gevallen onenigheid en daaruit voortkomende – vaak tijdrovende – conflicten had kunnen voorkomen. Daarom is en blijft dit een actueel thema dat meer aandacht verdient.

Het voordeel van een doordachte franchise-overleg-structuur

Voor franchisegevers kan een schriftelijke regeling voor gestructureerd franchiseoverleg een uitstekend middel zijn om bij franchisenemers levende vragen tijdig te signaleren en conflicten te voorkomen.

Tegelijkertijd bevordert gestructureerd franchiseoverleg kennisuitwisseling en het voortvarend kunnen inspelen op veranderende marktomstandigheden, waardoor dit direct bijdraagt aan het succes en de continuïteit van zowel de franchisegever als de franchisenemers.

Over de auteur

Jorg van de Peppel
Franchiserechtadvocaat bij Pep Legal

Met mijn kennis en ervaring denk ik voor franchisegevers en franchisenemers in juridische oplossingen voor hun franchiserecht vraagstukken.